Существует бесчисленное множество пакетов программного обеспечения, предлагающих нишевые услуги, такие как выставление счетов или ведение бухгалтерского учета. Одним из таких программ является система управления заказами на поставку или система PO. И это важно.
Если вы хотите улучшить операции, такие как отслеживание запасов или управление цепочками поставок, или если ваша команда по закупкам изо всех сил пытается оставаться в курсе заказов на поставку – возможно, пришло время инвестировать в гибкое программное решение, которое может генерировать, контролировать и отслеживать заказы.
Какова цель заказа на поставку?
Заказ на покупку является важной частью процесса закупок в бизнесе. Это документ, выдаваемый поставщикам с изложением запросов на закупку и формализующий параметры договора купли-продажи (цены, количества, бизнес-требования и т. д.). Это юридически обязательный документ, устанавливающий долгосрочные отношения между предприятиями и поставщиками.
Однако заказ на покупку — это не то же самое, что счет-фактура. Хотя заказ на заказ выдается заинтересованной компанией или малым бизнесом, счет-фактура является документом, управляющим процессом выполнения. Оба документа являются важной частью закупок, но без надлежащего управления заказами на закупку и контрактами вы можете подвергнуть риску отношения с поставщиками.
В чем разница между заказом на поставку и контрактом с поставщиком?
Заказы на поставку и контракты между предприятием и сторонним поставщиком бывает сложно отличить. Оба соглашения представляют собой соглашения между двумя сторонами, определяющие требования и параметры закупок, но есть несколько ключевых отличий, которые должен знать каждый владелец бизнеса.
Контракт обычно представляет собой долгосрочное обязательство с возможностью его продления в будущем. Заказы на покупку, с другой стороны, представляют собой краткосрочные соглашения, привязанные к одной транзакции. Контракты более безопасны, чем заказы на покупку, поскольку они имеют юридическую силу с самого начала (тогда как заказы на покупку не являются таковыми до тех пор, пока они не будут приняты продавцом). Наконец, контракты вступают в силу при обсуждении оплаты, тогда как заказы на поставку чаще всего используются для управления запасами.
Почему вашему бизнесу нужно хорошее программное обеспечение для управления заказами на закупку
Лучшее программное обеспечение для закупок оптимизирует управление запасами и выполнение задач по закупкам, поэтому инвестиции в подходящее программное обеспечение для закупок могут сэкономить время и деньги вашего бизнеса. Независимо от того, контролируете ли вы заявки на покупку лично или у вас есть специальная команда, занимающаяся уровнями запасов, такое программное обеспечение, как Procurify или Fishbowl Inventory , может заменить трудоемкие задачи автоматизированными операциями и цифровыми заказами на покупку, а также значительно снизить риск ошибок в документации.
Основные функции, на которые следует обращать внимание в системах заказов на покупку
Чтобы получить максимальную отдачу от программного обеспечения для управления заказами на покупку, обратите внимание на функции автоматизации и возможности отслеживания активов. Лучшее программное обеспечение для PO будет способствовать росту бизнеса и повышению операционной эффективности по всем направлениям. При выборе программного обеспечения для заказа на покупку для вашего бизнеса обратите внимание на следующие функции:
- Автоматические заказы на покупку , создаваемые на основе отслеживаемых уровней запасов.
- Программные инструменты бухгалтерского учета , такие как сопоставление счетов-фактур, которые могут устранить разрыв между закупками и операциями по выставлению счетов/бухгалтерскому учету.
- Аналитика данных для отслеживания бюджетов, удельных затрат и процессов закупок
- Возможности подачи заявок на закупку для поддержки процессов утверждения руководством
Пять лучших программ для заказов на закупку для бизнеса на сегодняшний день
Чтобы найти лучшую систему управления заказами на закупку для вашего бизнеса, определите свои приоритеты. Ниже приведены пять наиболее известных систем PO, которые используются предприятиями для повышения прибыли и производительности.
Zoho Books : лучшее для малого и среднего бизнеса
Zoho Books — хорошо сбалансированное программное решение, ориентированное на поддержку растущего бизнеса, которое упрощает процесс заказа на покупку благодаря доступным ценам. Благодаря комплексному набору программных решений, включая интегрированную систему инвентаризации Zoho, это программное обеспечение позволяет оптимизировать обработку заказов на заказы, отслеживание активов и имеет удобный интерфейс.
Стоимость базового плана начинается с 9 долларов США в месяц, но более высокие уровни включают стандартный план (19 долларов США в месяц) и профессиональный план (29 долларов США в месяц).
Paramount WorkPlace от Pairsoft : лучшее решение для индивидуальных рабочих процессов утверждения
Для компаний, которым требуется программное решение для заказов на закупки, которое работает в тандеме с их системами закупок и утверждения, у этого бренда есть все, что вам нужно. Основанная в 1995 году технологическая компания Paramount Workplace (не путать с Paramount Pictures) в 2020 году была объединена с двумя другими ведущими на рынке брендами (PaperSave и Webiplex DocuPeak) под торговой маркой PairSoft. Эта комплексная услуга автоматизирует ваши задачи по заявкам, закупкам, бухгалтерскому учету, управлению запасами и отслеживанию расходов, освобождая ваши команды для сосредоточения на других обязанностях.
Программное обеспечение PairSoft для приобретения предлагает индивидуальные пакеты программного обеспечения, цены на которые колеблются в зависимости от размера и масштаба потребностей вашего бизнеса. Подпишитесь на бесплатную демо-версию , чтобы опробовать их услуги и получить ценовое предложение.
Coupa Procurement : лучше всего подходит для прозрачности и административного надзора
Отслеживание в режиме реального времени, ориентация на максимизацию заранее утвержденных расходов и интуитивно понятные интерфейсы — вот лишь некоторые из функций, предлагаемых Coupa Procurement . С помощью Suite Synergy, платформы управления расходами, предприятия могут заключать контракты и сохранять контроль над закупками продуктов и услуг.
Система управления заказами на покупку Coupa предлагает инвесторам возможность опробовать свое программное обеспечение и получить ценовое предложение с помощью бесплатной демо-версии .
QuickBooks Commerce : лучше всего подходит для интегрированных функций бухгалтерского учета.
Интегрированные функции выставления счетов, бухгалтерского учета и бухгалтерского учета могут быть необходимы для крупных предприятий или владельцев бизнеса, готовых масштабировать свой бизнес. QuickBooks Commerce — это облачное программное решение, встроенное в QuickBooks Online, которое является вашим универсальным инструментом для отслеживания деловых расходов, оплаты труда подрядчиков и создания подробных отчетов.
Ценовые планы включают Founder (39 долларов в месяц), Lite (99 долларов в месяц), Small Business (249 долларов в месяц) и Business (699 долларов в месяц).
Традограмма : лучше всего подходит для анализа бюджета и активов.
Tradogram уделяет особое внимание контролю расходов, позволяя предприятиям отслеживать бюджеты и расходы, контролировать разрешения пользователей и управлять поставщиками с помощью консолидированных списков и каталогов товаров. Возможность создавать собственные финансовые отчеты с нуля делает эту систему мощным инструментом для детального управления запасами.
В дополнение к бесплатному плану (который ограничивает вас одним пользователем и до 10 ежемесячными заказами на покупку) вы можете подписаться на Premium (18 долларов США в месяц) или Enterprise (требуется индивидуальное предложение).
Оставить комментарий